Neuer Tarifvertrag und Bundesrahmentarifvertrag: Herausforderungen und Chancen

Der seit 1. Juli 2024 geltende Tarifvertrag und der seit 1. August 2024 geltende Bundesrahmentarifvertrag (BRTV) für Apothekenmitarbeiter haben für Arbeitnehmer und Arbeitgeber weitreichende Konsequenzen. Nachdem die zähen Verhandlungen abgeschlossen und die ersten Anpassungen umgesetzt wurden, stellt sich nun die Frage, wie sich die neuen Regelungen auf die Praxis auswirken.

Für viele Apothekenleiter stellen die höheren Gehälter und die veränderten Arbeitszeiten Herausforderungen dar. Gleichzeitig bietet die Umstellung Chancen, die Organisation der Apotheken zu hinterfragen und zu optimieren. Nach einem guten halben Jahr seit Inkrafttreten der neuen Verträge beleuchten wir in diesem Artikel, wie Apothekenleiter die Umsetzung des neuen Tarifvertrages erleben, welche Auswirkungen die Anpassungen haben und wie sich die Veränderungen auf das Arbeitsumfeld auswirken könnten. Bei unseren Ausführungen gehen wir von einer Tarifbindung aus.

Die Reduzierung der Wochenarbeitszeit von 40 auf 39 Stunden betrifft im Hinblick auf die Arbeitszeit zunächst nur die Vollzeitbeschäftigten und nicht die Teilzeitmitarbeiter. Da durchschnittlich rund 70 Prozent der Apothekenmitarbeiter in Teilzeit beschäftigt sind, ist die Auswirkung in einer Gesamtbetrachtung weniger spürbar. Ausnahmen bestätigen die Regel und selbstverständlich gibt es Apotheken, in denen überwiegend Vollzeitmitarbeiter tätig sind und somit die verfügbaren Mitarbeiterstunden stärker schrumpfen.

Nach unseren Erfahrungen und Einschätzungen hat der überwiegende Teil der Apothekenleiter die Stundenreduktion auf 39 Stunden/Woche bei den Vollzeitkräften umgesetzt. Doch nicht in jeder Apotheke war dafür eine Anpassung der wöchentlichen Einsatzpläne notwendig. Einige Arbeitgeber haben die Pläne nicht angepasst. Die dadurch entstehenden Überstunden können die Mitarbeiter beispielsweise für halbe oder ganze freie Tage nutzen. Bei einer Weiterbeschäftigung aller oder ausgewählter Vollzeit-Mitarbeiter mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden erhöht sich das Monatsgehalt um rund 2,6 Prozent. In Anbetracht der aktuellen wirtschaftlichen Situation der Apotheke sollte jedoch geprüft werden, ob die damit einhergehende Gehaltssteigerung tragbar ist. Für diese Variante haben sich wenige Apotheken entschieden und sind mit dem Einvernehmen der Mitarbeiter bei der 40-Stunden-Woche geblieben und zahlen ein entsprechend höheres Gehalt.

Bei den Teilzeitmitarbeitern wirkt sich die Reduzierung der Wochenarbeitszeit von 40 auf 39 Stunden anders aus als bei den Vollzeitkräften. Grundlage der Teilzeitarbeit sind überwiegend einzelvertragliche Regelungen über die Höhe der Arbeitszeit. Damit ändert sich nichts an den jeweiligen Wochenarbeitsstunden der Teilzeitkräfte, aber am Gehalt, das sich in Abhängigkeit des übertariflichen Anteils und der Vereinbarungen im Arbeitsvertrag erhöht. Durch die Änderung der tariflichen Wochenarbeitszeit reduziert sich die monatliche Stundenzahl (Basis für die Gehaltsabrechnung) von 173 Stunden (40 Stunden x 4,33 Wochen) auf künftig 169 Stunden (39 Stunden x 4,33 Wochen). Da in Apotheken der Anteil der Teilzeitbeschäftigten mit rund 70 Prozent sehr hoch ist, führt die Stundenreduktion zu einer Erhöhung der Teilzeitgehälter und damit auch zu höheren Personalkosten. Überwiegend wurden die Teilzeitgehälter der Mitarbeiter bei gleichbleibender Wochenstundenzahl angepasst.

Bereits in der Vergangenheit war es möglich, Sonderzahlungen auf bis zu 50 Prozent zu kürzen, wenn die wirtschaftliche Situation einer Apotheke beeinträchtigt war. Allerdings war die bisherige Kürzungsregelung unpräzise. Mit der neuen Regelung wird exakt beschrieben, welche 
Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um als Arbeitgeber von der Kürzungsmöglichkeit (§ 18, Absatz 8 BRTV) Gebrauch machen zu können. Bei der Kürzung einer Sonderzahlung sind folgende Voraussetzungen notwendig:

1. Das voraussichtliche Betriebsergebnis am 30. September muss im Vergleich zum Vorjahr um mindestens zehn Prozent gesunken sein.
2. Eine mögliche Kürzung muss den Beschäftigten bis zum 31. Oktober angekündigt werden.

Im Folgejahr wird geprüft, ob die Voraussetzungen für die Kürzung der Sonderzahlung vorgelegen haben. Dafür ist eine Bestätigung durch den Steuerberater notwendig. Der Beratungsbedarf bezüglich der Sonderzahlungen hat sich seit Inkrafttreten des neuen BRTV deutlich erhöht. Neben den rechtlichen Regelungen, die für mehr Klarheit sorgen als in der Vergangenheit, geht es in den Beratungsgesprächen insbesondere um die Wirkung einer Sonderzahlungskürzung auf die Mitarbeiter. Hierbei gibt es keine einheitliche Vorgehensweise. Jede Situation sollte nach einer genauen Analyse individuell entschieden werden, natürlich immer in Abhängigkeit der rechtlichen Voraussetzungen. Die wenigsten der Apotheken haben die Sonderzahlungen gekürzt. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Situation in 2025 darstellen wird.

Die im vergangenen Sommer in Kraft getretenen Verträge wirken sich in zweierlei Hinsicht auf die Personalkosten der Apotheken aus. Einerseits gibt es für alle Berufsgruppen zwei Sockelbeträge von monatlich 100 bis 150 Euro zusätzlich. Darüber hinaus führt die Verkürzung der Arbeitszeit von 40 auf 39 Stunden zu einer Erhöhung der Personalkosten. Nach ersten Schätzungen ergibt sich eine Personalkostensteigerung von rund 3 Prozent. Für Apothekeninhaber bedeutet dies eine deutliche Anpassung der Kostenstruktur, die unter anderem Auswirkungen auf die betriebliche Planung und Wettbewerbsfähigkeit haben kann. Darüber hinaus ist ab Januar 2026 eine weitere Gehaltserhöhung um drei Prozentpunkte ausgehandelt. Beide Gehaltserhöhungen aus 2024 und aus 2026 ergeben damit erhöhte Personalkosten von rund 6 Prozent.

Die gestiegenen Personalkosten erfordern eine sorgfältige Analyse der Wirtschaftlichkeit. Arbeitgeber stehen vor der Herausforderung, die Mehrbelastungen durch Einsparungen in anderen Bereichen oder in eine optimierte Betriebsführung auszugleichen. Insbesondere für kleinere Apotheken, die häufig mit geringen Margen arbeiten, stellt dies eine erhebliche wirtschaftliche Herausforderung dar.

Trotz der finanziellen Mehrbelastung kann die Personalkostensteigerung auch als Investition in die Attraktivität des Berufsbildes und die Mitarbeiterbindung gesehen werden. Wettbewerbsfähige Vergütungen erhöhen die Zufriedenheit der Beschäftigten, was sich wiederum positiv auf die Motivation und die Qualität der pharmazeutischen Dienstleistungen auswirken kann.

Um langfristig erfolgreich zu bleiben, sollten Apothekeninhaber die Auswirkungen dieser Tarifänderung frühzeitig in ihre strategische Planung einbeziehen und dabei Lösungen entwickeln, die sowohl wirtschaftlich tragfähig sind als auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden.

Mit dem neuen BRTV haben Apothekenmitarbeiter bereits ab dem Jahr 2024 einen erhöhten Urlaubsanspruch von 35 statt 34 Tagen. Darüber hinaus erhalten Mitarbeiter mit einer Betriebszugehörigkeit von mehr als vier Jahren einen zusätzlichen Urlaubstag; bisher gab es diesen Bonus erst nach 5 Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit. Diese Änderung stellt die Apothekenleiter vor die Aufgabe, ihre Einsatzplanung und Personalorganisation entsprechend anzupassen, um den Apothekenbetrieb auch während der zusätzlichen Abwesenheiten reibungslos sicherzustellen.

Die Erhöhung der Urlaubstage hat zur Folge, dass frühzeitig mit der Urlaubsplanung begonnen werden sollte, um insbesondere in den Urlaubszeiten ausreichend Personal sicherzustellen. Obwohl der zusätzliche Urlaubstag organisatorische Herausforderungen mit sich bringt, erhöht er die Attraktivität der Arbeitsplätze in der Apotheke und trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Langfristig können motivierte und erholte Mitarbeiter zu einer verbesserten Arbeitsatmosphäre und Produktivität beitragen.

Die Berechnung der Urlaubstage bei Teilzeitkräften richtet sich nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) sowie nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Grundsätzlich haben Teilzeitkräfte denselben Anspruch auf Urlaub wie Vollzeitkräfte, der jedoch entsprechend ihrer Arbeitszeit angepasst wird.

Grundlage
Der Urlaubsanspruch von Teilzeitkräften wird proportional zu ihrer individuellen Arbeitszeit berechnet. Maßgeblich ist dabei, an wie vielen Tagen in der Woche die Teilzeitkraft arbeitet.

Berechnung

1. Ermittlung des Vollzeit-Urlaubsanspruchs:
   -> Grundlage ist der Urlaubsanspruch bei einer 5-Tage-Woche.
2. Berechnung des Teilzeit-Urlaubsanspruchs:
   -> Anzahl der Arbeitstage der Teilzeitkraft pro Woche wird ins Verhältnis zur Anzahl der Arbeitstage einer Vollzeitkraft gesetzt.
3. Rundung
   -> Bei Bruchteilen von Urlaubstagen wird der Urlaubsanspruch auf volle Tage aufgerundet.

Beispiele (Annahme 5 Stunden an 6 Tagen pro Woche bei 30 Tagen Urlaub (VZ):

1. Teilzeit: 6 Arbeitstage pro Woche mit je 5 Stunden
   30 Tage (VZ) x (6 AT in TZ / 6 AT in VZ) = 30 Urlaubstage (TZ)
2. Teilzeit: 4 Tage pro Woche
   30 Tage (VZ) x (4 AT in TZ / 6 AT in VZ) = 20 Urlaubstage (TZ)
3. Teilzeit: 2 Tage pro Woche
   30 Tage (VZ) x (2 AT in TZ / 6 AT in VZ) = 10 Urlaubstage (TZ)

• Wenn eine Teilzeitkraft unregelmäßig arbeitet (zum Beispiel nach einem Schichtplan), wird der Urlaubsanspruch anhand der durchschnittlichen Arbeitstage pro Woche berechnet.
• Für halbe Öffnungstage wird ein Urlaubstag angesetzt.

Die Änderungen im Tarifvertrag und BRTV und der anhaltende Fachkräftemangel stellen Apotheken vor erhebliche Herausforderungen. Knappes Personal erschwert nicht nur die Alltagsorganisation, sondern auch die Sicherstellung einer konstant hohen Versorgungsqualität. Um diesen 
Herausforderungen zu begegnen, sind gezielte Strategien und ein innovatives Management erforderlich.

Apothekenleiter sollten Routinetätigkeiten analysieren und Arbeitsabläufe so gestalten, dass die Kernkompetenzen der Mitarbeiter effizient genutzt werden. Aufgaben wie Dokumentation oder Lagerverwaltung können beispielsweise automatisiert oder delegiert werden, um die Zeit für Kundenberatung und pharmazeutische Dienstleistungen zu maximieren. Auch die Digitalisierung bietet für Apotheken zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und beispielsweise den Informations- und Kommunikationsfluss zwischen den Mitarbeitern untereinander und mit dem Apothekenleiter zu optimieren.

Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit ist der Schlüssel, um Abgänge zu vermeiden. Durch attraktive Arbeitsbedingungen, regelmäßige Weiterbildungen und eine wertschätzende Unternehmenskultur können Apothekenleiter die Bindung ihres Teams fördern und sich im Wettbewerb um Fachkräfte positiv positionieren.

In Zeiten von Personalknappheit ist ein offener Dialog mit den Mitarbeitern besonders wichtig. Ein gut informierter und motivierter Mitarbeiterstamm, der flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren kann, hilft, schwierige Phasen besser zu überstehen.

Neben kurzfristigen Lösungen sollten Apothekeninhaber auch langfristige Strategien entwickeln, wie etwa die Förderung des Berufsnachwuchses oder die Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen, um die Personalbasis nachhaltig zu sichern.

Die Herausforderung knapper Personalressourcen erfordert ein proaktives und kreatives Management, das sowohl die aktuellen betrieblichen Anforderungen als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt. Nur so kann die Apotheke auch in Zukunft erfolgreich und konkurrenzfähig bleiben.