Arbeitsrecht aktuell – Nachweisgesetz 2.0

Mit Wirkung zum 1. August 2022 traten umfassende Neuerungen im Nachweisgesetz (NachwG) und damit verbundene Änderungen im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) in Kraft. Hier das erneute Update seit Anfang diesen Jahres. 

Zur Erinnerung: Das Nachweisgesetz verpflichtet die Arbeitgeber, gegenüber Arbeitnehmern einen Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen noch vor Beginn des Arbeitsverhältnisses zu erbringen. In einem bereits bestehenden Arbeitsverhältnis ist dieser Nachweis kurzfristig auf Wunsch der Arbeitnehmer zu erbringen. Dies soll nach dem Willen des europäischen Verordnungsgebers insbesondere transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen schaffen. Bei dem geforderten Nachweis handelt es sich um einen umfassenden Katalog der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Die geforderten Nachweise wurden durch die Arbeitgeber regelmäßig in den Arbeitsverträgen direkt oder späteren Änderungsvereinbarungen aufgenommen, so dass in der Regel kein separater Nachweis mehr notwendig war.

Bisher war dies allerdings ausschließlich in Schriftform möglich, folglich ausschließlich auf einem Dokument mit eigenhändiger Unterschrift. Auch bei späterer Änderung der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen (zum Beispiel Stundenreduzierung oder ähnliches) war folglich immer ein handschriftlich unterschriebener Nachweis beziehungsweise eine handschriftlich unterschriebene Änderungsvereinbarung notwendig. Die elektronische Form war ausdrücklich ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG). Im Hinblick auf die stets fortschreitende Digitalisierung des Arbeitslebens wurde dies überwiegend als nicht mehr zeitgemäß erachtet.

Die Neuerungen vom August 2022 wirkten sich unmittelbar auf den Abschluss von Arbeitsverträgen aus und waren mit einer erheblichen Ausweitung der Arbeitgeberpflichten verbunden. Die Ausweitung der Arbeitgeberpflichten war jedoch in der Praxis kaum ein großes Problem, vielmehr wurde übergreifend kritisiert, dass der Gesetzgeber im Rahmen dieser Novellierung an dem antiquierten »Schriftformerfordernis« festhielt, dies insbesondere vor dem Hintergrund ständig fortschreitender Digitalisierung, auch in der Arbeitswelt. Die Kritik blieb glücklicherweise nicht ungehört. Zum 1. Januar 2025 erfuhr das NachwG nun abermals eine Änderung durch das Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetz IV. Die Nachweispflichten der Arbeitgeber wurden dahingehend vereinfacht, dass zukünftig der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen überwiegend in der  »Textform« ausreichend ist und damit auch die Möglichkeit für eine rein digitale Übermittlung eröffnet wird.

Mit der nun erfolgten Novellierung des Nachweisgesetzes können die geforderten Nachweise über die wesentlichen Arbeitsbedingungen zukünftig in der Textform (Fax; Briefe ohne Unterschrift; Kopien vom Original; E-Mail; SMS beziehungsweise Whatsapp) erbracht werden und den Arbeitnehmern elektronisch übermittelt werden. Ganz so simpel, wie es auf den ersten Blick scheint, hat es der Gesetzgeber allerdings dann doch nicht gestaltet, denn der Nachweis muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Insbesondere:

• muss der Nachweis den Arbeitsnehmern zugänglich gemacht werden,
• er muss gespeichert und ausgedruckt werden können und
• der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmer auffordern, ein Empfangsbekenntnis zu erteilen.

Die Arbeitgeber müssen folglich auch weiterhin ein System schaffen, dass den Arbeitnehmern einen entsprechenden und individuellen Zugriff sowie die Erteilung eines Empfangsbekenntnisses ermöglicht, damit die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt werden. Allgemeine Dokumente oder Aushänge, ebenso allgemeine Mitarbeiterportale dürften hierfür grundsätzlich nicht ausreichend sein.

In der juristischen Literatur wird zudem in Zweifel gezogen, dass SMS oder Whatsapp-Nachrichten diese Voraussetzungen erfüllen können. Vorstellbar wären allerdings individuelle Mitarbeiterportale, welche zudem die Möglichkeit bieten, dass die Nachweise beziehungsweise der Arbeitsvertrag gespeichert und ausgedruckt werden können und in welchen die jeweiligen Dokumente mit einer Empfangs­bestätigungsfunktion versehen werden. Ebenso ist nunmehr der Austausch mittels E-Mail und Empfangsbestätigungsfunktion denkbar.

Unabhängig von der beschriebenen formellen Erleichterung, muss der Nachweis auf besonderes Verlangen einzelner Arbeitnehmer allerdings weiterhin in Schriftform (=  Nachunterrichtung) erbracht werden. Der Nachweis ist »unverzüglich«, dass heißt, ohne schuldhaftes Zögern, zu erbringen. Die im Gesetz verankerten Bußgeldvorschriften wurden dahingehend ausgeweitet, dass nun auch das nicht rechtzeitige Erteilen eines Nachweises gemäß vorstehender Regelung als Ordnungswidrigkeit gewertet wird.

Im Zuge der Änderungen wurden ebenso weitere Rechtsbereiche berücksichtigt. So wird es zukünftig möglich sein, Überlassungsverträge nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz in Textform zu schließen, auch können Anträge auf Pflegezeit in Textform gestellt werden. Schließlich sollen auch Anträge auf Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit und für die Elternzeit selbst in Textform möglich werden. Ein Arbeitszeugnis kann zukünftig, allerdings ausschließlich mit Einwilligung des Arbeitnehmers, zwar nicht in Textform, aber in elektronischer Form erteilt werden. Dies erfordert jedoch die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Änderungen hat schließlich auch das Arbeitszeitrecht erfahren. Die Arbeitgeber können Ihre Aushangpflichten zukünftig »über die im Betrieb üb­liche Informations- und Kommunikationstechnik« erfüllen, wenn hierauf sämtliche Arbeitnehmer Zugriff haben.

Der Abschluss befristeter Arbeitsverträge nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) ist weiterhin ausschließlich in Schriftform möglich, also nur mit eigenhändiger Unterschrift. Lediglich die Vereinbarung der Befristung des Arbeitsverhältnisses auf das Erreichen der Regelaltersgrenze (Arbeitsverhältnis endet mit Erreichen der Regelaltersgrenze) ist nun auch in Textform möglich.