Digitale Zukunft der Apotheke
Beim Treuhand-Dialog in München gaben Christian Meyer von der Treuhand Hannover und Martin Buck aus Bad Saulgau, Apotheker und erfahrener IT-Anwender einen Überblick über alle Bereiche in der Apotheke, in denen digitale Lösungen, Systeme und Tools die Apotheken bei der täglichen Arbeit unterstützen können.
Die vier exemplarischen Bereiche, in denen diese Lösungen im Apothekenalltag zum Einsatz kommen, sind:
- Herstellung, Prüfung, Taxation, Dokumentation;
- Warenwirtschaft, Kommissionierer, Scanner;
- Dienstleis-tungen, Kundenservice, Apps und
- Datenbanken, Verwaltung und Marketing.
Vor jeder Entscheidung zur Digitalisierung sollten natürlich Nutzen und Risiken gegeneinander abgewogen sowie Aspekte des Datenschutzes und möglicher Cyberkriminalität bedacht werden.
Unter vielen vorhandenen digitalen Anwendungen, wie Kommissionierer und QMS, wurden die Bereiche Do-kumenten-Management-System (DMS), E-Rezept, Bestell-Apps und Plattformen, Kollaborations- und Personal-einsatzplanungsprogramme sowie Laborprogramme ausgewählt, um sie näher zu beleuchten. Martin Buck gab hierzu Einblicke in den Alltag seiner Apotheke: Neben den digitalen Anwendungen, wie Kommissionierer, elekt-rische Preisauszeichnung (»Erleichtert die Arbeit, macht Spaß und motiviert meine Mitarbeiter«) sowie Termin-planungstools (»Ohne die wären Coronatests für uns nicht machbar gewesen«), hat er bereits Erfahrungen mit einem DMS gemacht.
DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, die aus Schriftstücken in Pa-pierform, E-Mails, E-Rechnungen oder Audio- beziehungsweise Videoinhalten digitalisiert wurden. Unterschied-liche DM-Systeme bieten Funktionen wie Digitalisierung von Papierdokumenten, Lagerung und Archivierung, Workflow Management, Verbesserung der Zusammenarbeit, leistungsfähige Suchfunktionen sowie Transfer der Daten zum Steuerberater. Für diese vielen Vorteile müssen Sie jedoch auch bereit sein, Zeit, Geld und Geduld zu investieren. Dabei ist es notwendig, vor allem die Mitarbeiter zu motivieren und mitzunehmen. »Wenn alles von oben runter diktiert wird, ist der Frustlevel hoch«, so Meyer. »Deswegen am besten von A bis Z und häpp-chenweise vorgehen.«
Rechtskonforme Archivierung
Bei der Archivierung von Belegen ist besonders wichtig, dass eine Verfahrensdokumentation für das Finanzamt die rechtlichen Anforderungen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewah-rung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllt. Alles, was elektronisch hereinkommt, muss demnach auch elektronisch und revisionssicher gespeichert wer-den. Ein DMS erleichtert diese Vorgaben extrem. »Es gibt viele unterschiedliche Systeme, Funktionen und Kos-ten. Entscheiden Sie sich am besten schon im Vorfeld, welche Funktionen Ihnen wichtig sind«, so Christian Mey-er, der viele Mandanten bei diesem Prozess neutral und von Anfang an begleitet.
Digitalisierte Pharmazie
Apotheker Martin Buck erläuterte dann am Beispiel von Dr. Lennartz und LabXpert von WEPA, was Laborprogramme leisten können und kam zu dem Ergebnis, dass es sich in seiner Vital-Apotheke auf jeden Fall gelohnt hat. Auch die Nah-Infrarot-Spektroskopie, kurz NIR, bedeute eine große Zeit- und Materialersparnis. »Was vorher 30 bis 60 Minuten plus Prüfsubstanzen gedauert hat, erledigt die NIR in maximal 5 Minuten ohne zusätzliches Material und ist weniger fehleranfällig«, so seine Erfahrungen. Die Kosten von circa 10.000 Euro sind bundeslandspezifisch zum Teil förderfähig.
E-Rezept & Co: Digitalisierung geht voran, aber nicht alle kommen hinterher
Weitere wünschens- und anschaffungswerte Tools für die digitale Apotheke sind Warenwirtschafts- und EDV-Tools wie Smartboards (digitale schwarze Bretter), Botendienstprogramme wie Apomap oder ApotuneDrive, Personalplanung und automatische Preisauszeichnung. Zum Thema E-Rezept erlebten anfangs laut Umfragen fast 50 Prozent der E-Rezept-Anwender Probleme bei der Einlösung in der Apotheke. Mittlerweile sind aber viele Probleme durch die tägliche Praxis bewältigt.
Viele Plattformen wollen Marktplatz für Kunden und Apotheken sein, führend sind derzeit Gesund.de (circa 7.000 Apotheken) und ia.de (circa 9.500 Apotheken). Sie bieten Rezept-Funktionen, ein breites Produktangebot (OTC/ Freiwahl), Extra-Services (wie beispielsweise Kundenzeitungen) und binden Partner (ARZ, Großhandel und so weiter) mit ein. Die Standeslösung ist die DAV-App und mein-apothekenmanager.de.
»Digitalisierung spart Zeit und Personal und das sind die beiden größten Probleme der Apotheken«, so Apotheker Martin Buck. »Im Idealfall machen Sie einfach mit und haben auch noch Spaß dabei.«
