Die Vision der digitalen Apotheke: Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems

Ausgelöst durch die Überlegung, die zunehmenden papierhaften und oft ineffizienten Prozesse zu optimieren, begann ich Informationen über digitale Lösungen und Konzepte zu suchen. Faktoren wie Personalmangel, hohe Personalkosten, zunehmende Bürokratie in Buchhaltung und Apothekenalltag verstärkten den Wunsch, zeit- und ortsunabhängige Konzepte umzusetzen.

Im ersten Schritt kontaktierte ich die Treuhand Hannover, welche eine umfassende Übersicht aller marktbeteiligten DMS-Anbieter bereithält und konnte in einem ersten Gespräch die Leistungen, Kosten und Umsetzungen der Softwareanbieter mit dem Fachberater für mich vorfiltern. Engmaschig betreut durch die Treuhand Hannover und meinem Steuerberater Martin Bechtold von der Nieder­lassung Düsseldorf fand ich Lösungen, die in die engere Wahl kamen und entschied mich nach Beratung über die Kosten – Anschaffung, monatliche Betreuung, Skalierbar- und Erweiterbarkeit – für die Software ELOprofessional von BitMA.

Meine Anforderungen waren die Ablösung manueller Prozesse durch digitale Abläufe, die dokumentierte Standardisierung von Arbeitsabläufen (Workflows) sowie die Erhöhung der Gesamtproduktivität durch ein digitales Archiv, welches Suchzeiten auf ein Minimum reduziert. Diese Anforderungen bedingten zeitgleich das Thema Datensicherheit sowie ein mehrstufiges Berechtigungskonzept für Inhaber und Mitarbeiter.

Bevor der Dienstleister die bestellte DMS-Software überhaupt installieren konnte, musste zuerst die vorhandene Hardwareausstattung sowie die Datenleitung bewertet werden. Ich entschied mich dafür, das DMS auf einen eigenständigen Server zu installieren, da die Leistungsreserven der Warenwirtschaftsserver an den jeweiligen Standorten keine ausreichenden Kapazitäten aufwiesen. Der neue DMS-Server wurde auf die Vorgabe des Softwareunternehmen durch einen Hardware-Dienstleister gebaut und in einer Filiale aufgestellt. Damit alle Filialen mit der entsprechenden Leistung und Geschwindigkeit auf die Daten schreibend und lesend zugreifen konnten, mussten die Bandbreiten der Standorte gemessen und teilweise nachgebessert werden.

Konkret wurde die Bandbreite aller Standorte auf mindestens 100 Mbit/s Download und 40 Mbit/ Upload aufgewertet. In den Filialen war die Umstellung durch den Netzbetreiber schnell und einfach gelöst, nur in der Haupt­apotheke konnte der aktuelle Anbieter die geforderte Leistung nicht umsetzen. Daher entschied ich mich, eine zweite Leitung eines weiteren Netzanbieters installieren zu lassen, um die benötigte Bandbreite zu erhalten.

Parallel wurde an allen Standorten hardwarebasierte Firewalls installiert sowie ein mehrstufiges Datensicherungskonzept mit Hardwarebetreuer vor Ort ausgearbeitet. Mit Server, ausreichender Internetgeschwindigkeit und der notwendigen Datensicherheit ausgestattet konnte die ELO-Software auf dem Server durch die Fachfirma installiert werden, zeitgleich mussten Standorte und Anzahl der digitalen Arbeitsplätze in den Apotheken ausgearbeitet werden.

Für die künftig geplante zentrale Buchhaltung wurde außerdem ein separates Büro mit zwei eigenständigen Arbeitsplätzen eingerichtet und zusätzlich jedem Apothekenteam mindestens zwei digitale Arbeitsplätze (teilweise mit je zwei Monitoren) mit einem qualifizierten Dokumentenscanner zur Verfügung gestellt. Außerdem musste eine Verfahrensdokumentation für die digitalen Arbeiten sowie das papierersetzende Scannen aufgesetzt werden.

Bevor die Mitarbeiter durch den Softwareanbieter geschult werden konnten, überlegte ich, wie und in welcher Form die Mitarbeiter mit dem System arbeiten können und in welcher Reihenfolge sie geschult werden sollen. Um das Projekt DMS-Umsetzung koordinierter umsetzen zu können, stellte ich hierfür eine geeignete PKA als Projektmanagerin ein, welche in ständiger Abstimmung mit dem Steuerberater, dem Software-Dienstleister, dem Hardware-Dienstleister und dem Team steht. In der vorliegenden Apothekenstruktur empfahl es sich, stufenweise vorzugehen und erst die zentrale Buchhaltung und danach die Hauptapotheke zu schulen und mit dem System vertraut zu machen. Im zweiten Schritt wurden die »belegintensiven« Arbeitsbereiche (BackOffice der Filialen) geschult und im Umgang mit dem System und dem papierersetzenden Arbeiten trainiert.

Die größte Herausforderung ist es tatsächlich, als interessierter, jedoch Laien-Anwender von Netzwerken, Server und Co. die Materie so weit zu verstehen, dass man die unterschiedlichen Dienstleister wie DMS-Software-Anbieter, Systemadministrator und Steuerberater zusammenführen kann. Es entstehen leider manchmal Situationen, in denen die Fehlerquelle auf den jeweils anderen geschoben wird.

Die extrem schnelle Auffindbarkeit von Unterlagen und Dokumenten, ungebunden von Ort und Zeit und die Struktur durch die Erstellung eines konkreten Work-Flows. Überrascht hat mich außerdem, wie die Mitarbeiter die neue Software angenommen haben. Durchweg positiv und mit hoher Akzeptanz. Nach einer kurzen Schulung fühlten sich alle im Stande, die Software zu bedienen und damit zu arbeiten.

Im Zug der Informationsbeschaffung bezüglich eines DMS habe ich mich unter anderem mit den Bereichen Datensicherung, Firewall und Datensicherheit intensiv beschäftigt und diese Bereiche vor der Installation eines DMS umgesetzt. Mit relativ überschaubarem Einsatz an Hardware und Technikereinsatz sind meine Apotheken, meine Geschäfte und die Daten aus dem Geschäftsbetrieb jetzt deutlich besser abgesichert.